工作忙碌每天用電腦的你有真正關注過文檔管理么?

有人說文檔管理就像收拾自己的房間不論是否井然有序自己用著舒服就行但是你有試過從一個雜亂無章的倉庫里去找一個根曲別針么?難道只有等到遇到了問題才能真正體會到文檔管理的重要性么?

文檔管理絕不是簡單的分幾個文件夾起幾個文件名就OK的了為了我們能夠快速的查找文件多維度的文件分類是必不可少的

以現有的解決方案通過文件夾劃分和文件標簽設置是最常見和有效的管理方法

 文件夾系統

由于我們一般使用肉眼尋找信息所以分類數和每個分類中的信息條數應當平衡而且越少越好應當把文件夾排列出清晰的次序設計出高效的子分類樹同時嵌套不宜超過四層

文件夾的分類整理原則上應根據文檔類型進行分類劃分文檔量大的可以根據日期對象進行二級分類劃分要使每個歸檔的電子文檔都能找到唯一的最短的歸檔目錄目錄名稱可以根據業務對象與日期信息組成

同時具體文件夾劃分最好符合以下原則

1.MECE原則各目錄之間盡量相互獨立Mutually Exclusive 沒有交叉重疊所有目錄盡量完全窮盡Collectively Exhaustive 以保證內容完整性

盡量保證不同目錄間界限清晰切合緊密盡量避免出現同一文件可同時屬于不同目錄盡量避免某文件無處放置在完全窮盡時需考慮文件存儲分布盡量均勻

2.方便性原則目錄結構必須符合自己的的使用習慣方便查閱

3.穩定性原則整個目錄應該是相對穩定的不會經常變化

4.安全性原則目錄分類要便于權限管理

文件夾命名同樣不可草率而定而應

1.簡單易懂命名需要通俗易懂盡量避免使用生僻字詞

2.避免重復盡量避免與其他上級文件夾完全重名或部分名稱重疊

3.符號規范化盡量不使用特殊符號對于特殊符號需要統一含義用途例如‘&’表示連接符‘@’表示正在處理的目錄

4.數字排序對于需要按指定順序排列的目錄結構可在文件名稱前附加數字/時間/編號等序號

對于臨時文件最好在適當位置建立臨時文件夾方便存放各種臨時文件臨時文件夾中的文件需要定期進行清理需要保留的及時移至各類固定文件夾不需留存的則及時刪除

 標簽系統

由于我們通常依靠搜索尋找信息所以給搜索引擎看的資料越詳盡越好標簽的意義就是能夠給到搜索引擎盡可能多的信息進而快速定位文件標簽的數量可以不加限制每個文件的標簽應盡可能多細包含的信息也就更加準確

如果標簽太多會不會很亂?不用擔心標簽是用來檢索而不是用來看的要相信搜索引擎的能力但要注意的是同義標簽應盡量統一使查找更精確

文件的標簽系統與文件夾系統的區別在于文件夾系統是以知識的邏輯來分類比如一公司文件二公司文件一般是樹狀結構強調文件的主題和歸檔;

而標簽系統是以知識的性質來分類比如合同產品參數等一般是扁平結構強調文件的分類和檢索

文件標簽就相當于文件的體貌特征它可能是全文內容的幾個關鍵詞文件的創建/修改時間文件類型文件描述等一個文件可以擁有一個或多個不同的標簽每一個標簽都能展示出這個文件獨特的知識信息

通過詳細的文件標簽可以幫助我們在文件夾基本目錄的基礎上根據我們所了解的信息快速準確的定位到各種所需文件

文件的標簽命名同樣應當遵循上述命名原則但是可以更全更細同一個文件可以添加多個不同的標簽分類

文檔管理可以幫助我們提高效率做好文件的儲備與知識的提升對于個人來講人們依然可以根據不同個人喜好使用習慣來進行文件的劃分

但如果在一家企業里你用時間來劃分文件我用類型來劃分文件;你用QQ來傳遞資料我用郵件來傳遞資料必然使管理變得低效工作變得復雜

規范統一的文檔管理制度才能給企業帶來真正的價值