南孚電池成功應用用友ERP管理軟件案例介紹
生意越做越大帶來的必然是內部組織和外部合作伙伴的擴大管理問題也隨之出現南孚總經理丁曦明至今還記得這些當初讓他頭痛的事獎金回籠的時候應該是他還給我的錢我卻記到別的客戶頭上有時候供貨也會出現問題這個客戶向我要的貨卻被發到別的客戶那里而且年終跟財務對總帳經常對不起來各部門都有自己難念的經南孚生產運營部經理陳熙安徽遇到的問題則是生產與采購計劃相脫節用料變化與領料脫鉤生產調度上的救火之舉和緊急采購時有發生
管理之手的延伸
有著一個陽剛名字的漂亮女孩高雪松在北京加能電池銷售中心（以下簡稱加能）主管訂貨和出納身為南孚華北總代理的加能靠南孚起家與之合作已近10年銷售額的80%都來自南孚2006年其南孚電池的銷售額約在5000萬元左右由于將南孚電池經營得很成功其他牌子也紛紛找上門來
高雪松明顯地感覺到與其他供貨商相比南孚的訂貨速度很快而且不管是訂貨送貨還是訂貨之后的開發票等事情程序都清楚明了發出訂單后的第二天就能收到貨每年在對帳上也沒有出過大紕漏而其他品牌一般送貨至少需要兩天而且時常會出現某些產品缺貨幾天后才能補齊一次高雪松在給某品牌發出訂單幾天后還沒收到貨后打電話詢問對方說根本就沒收到訂單這樣的事在南孚身上卻鮮有發生
南孚電池駐北京辦事處的安洋對此做出了解釋在收到訂單后我們就將其輸入系統發回總部如果客戶信用沒什么問題通常第二天就可以發貨當客戶打電話詢問發貨情況時從系統里我們就可以看到這份訂單的進程是已經審批完了呢還是剛從物流公司發出
安洋口中的系統指的就是南孚啟用的用友ERP系統
2002年南孚的渠道體系發生了較大的變化沃爾瑪家樂福這樣的大賣場也直接從南孚進貨由于這些大超市的連鎖店遍布全國無形中南孚就等于多出了很多個客戶如今南孚的銷售網絡直到村一級形成了縱深很長的銷售鏈既有代理商也有自己直接控制的客戶大大小小加起來如今有300萬家南孚希望對眾多批發商直接控制以免層級過多而且要對代理商的下一級銷量也要了然于胸以掌握代理商信用控制壞賬風險
這樣的工作顯然是人工記錄難以勝任的于是在2002年面對供應商管理等諸多挑戰南孚引入了用友的ERP軟件中的存貨采購銷售財務四大塊之前南孚曾先后幾次上馬過其他軟件商的財務生產制造等系統但均無功而返選擇用友也只是抱著嘗試的心態當時投入不過20多萬元
南孚總部對經銷商的管理只到二級批發商這一層雖然三級以下由區域經理直接聯系但其數據會直接匯總到上一級批發商像沃爾瑪家樂福這些大超市的每個店面的數據也都直接在南孚的掌握中現在南孚也在擴大管理網絡向下延伸希望伸到鄉鎮一級或者像華西村這樣的村里面
今天我只要一打開計算機我就可以知道全國整體的庫存量有多大這個月的銷量有多少然后根據曲線圖就可以安排下個月或下星期的生產丁曦明說原來銷售部門只是在報表的時候才能看到銷售數據現在每天能會有銷售日報每天的發貨量經銷商的走貨量反饋回來再跟第三方調查公司的數據進行比對后南孚就能分析出市場占有率的變化市場趨勢每個品種在每個地區的走向據此及時調整
原先僅數據采集的周期就很長分析結果出來后很有可能都過時了對市場就會形成誤判從了解終端的銷售情況到決定下料去生產這個周期原來至少需要兩個月而現在大約一個星期就夠了
這幾年南孚做ERP由難到易原來各部門不提需求現在拼命提而且不僅涉及到南孚自己內部的業務本身還開始把手直接伸向經銷商和供應商廖江輝指的是原本客戶訂貨都是發傳真由南孚的工作人員錄入到系統內下達訂單現在南孚向一些資質較優的供應商直接開放端口讓他們直接在南孚的系統內操作
南孚的手還伸向了供應商和一些重要的并有愿意的供應商實現了對接比如說上海一家供應新苯的供應商就可以通過查看南孚的數據庫根據自己產品在南孚的庫存量提前安排生產
內功
像加能這樣的供應商只能感受到南孚的外部而內里的變化只有南孚自己知道
我們感觸最深的就是應收帳款得到了解決做到了能夠跟總帳相符南孚商務會計部經理黃功貴怎么也忘不掉那些對賬對得昏頭脹腦老和銷售部打架的日子2002年之前兩三千家的應收帳款全都要靠手工記錄雖然總帳上記了一筆應收帳款但是具體到每個客戶就沒法那么細地記帳因此常常會發生總帳經常跟客戶的帳對不上的事情這時就是財務部門頭最大的時候由于南孚的銷售方式是現銷新系統解決好對帳問題后應收帳款的周期自然就下降了
出報表也是財務最重要的任務之一以前財務數據需要人工導出再用電子表格分析統計結帳之后的15日才能出月報出年報時就更是加班加點現在南孚的業務量是系統上線前的2倍按照美方的要求必須在結帳后的第五天（包括周末）出具報告如果不上這個系統大家都在那里沒日沒夜地做也做不出來財務會計部經理黃寧說
從財務入手ERP的觸角慢慢深入到南孚每個生產系統里面去然后是與生產系統有關的技術部門檢驗部門之后系統又進行了幾次升級生產制造產能管理車間管理需求規范等模塊均已上線丁曦明將這種漸進的方式形容為環路建設那一環二環三環四環最后把整個工廠的環節全部放到系統里面
生產運營部經理陳熙微原來號稱救火隊長車間里哪種物流缺了都得趕快想辦法因為一般都是在每周一有一個固定的下計劃的時間在那時進行訂單分解就是把客戶的訂單分解成生產訂單周中的幾天如果出現變化就需要調整和優化但更多的是人為地來判斷南孚生產所需的主要原輔料大概有2000多種通過現場管理人員對每個工位的盤點檢查來掌握現場的物料情況這些人為的判斷就會存在一定的誤差
現在的陳熙微輕松多了借助于信息系統可以把制定計劃相關的數據采集下來而且可以應用物料倒沖法通過入庫的產品由系統自動算出用了哪些材料以及用量當某種物料低于安全線時系統就會報警并告之進貨時間的最后期限采購訂單發出后的一定時間內還未到貨的話系統同樣會報警預防式的管理方式使計劃的準確率大大提高
這樣做的結果是對現場的物料把控一方面涉及的面更寬基本上生產相關的物料都能夠涵蓋另一方面周期變短多數的情況下企業都會通過更高的庫存來滿足庫存需求的變化現在由于能夠準確地預知物料需求和使用狀況便可以以較低的庫存來滿足生產實現了拉式生產（一種由下游向上游提出實際生產需求的生產控制方法實時響應實際需求或消耗關注物料的流動）直接好處就是從上游拿料或是在現場放料的偏差降低了目前車間現場的資金占用的下降超過20％幾年來在產量翻了一番的情況下南孚庫存只是由原來的約1600萬~1900萬上升到約2300萬
在物料管理之外現在南孚的生產過程變為可記錄的比如每個訂單的下達時間完成時間完成量跟計劃量之間的關系耗用的物料跟計劃物料之間的關系因為生產是一種連續的動態的過程原先的管理相對現在來說是較為靜態
如果有一個很急的訂單將訂單放進系統里走一遍物料供應生產周期物流等流程系統馬上就能計算出能否按時交貨如果不行究竟需要延遲多少天兩三天的時間內馬上就能告知客戶完成時間可以精確到哪一天的上午還是下午以前只有生產完后才知道
其實我們通過這個系統我們可以討論逐步地推進精細化的管理如果沒有這個工具你去談一些管理那個就是無稽之談在陳熙微眼中計劃的準確性物料的準確性訂單交期的準確性這些方面都在提高最終表現為客戶服務的滿意度提高
業務的改變
這套系統實際上是工廠整個內部管理體系的匯總站在南孚掌舵者的高度丁曦明看到的是南孚的電子化管理全部體現在了ERP的整個流程當中比如南孚原本有ISO和內審兩套不同的流程前者注重質量管理后者按照薩班斯法案建立注重財務角度兩套系統原本各走各的現在當你領物料的時候必須要有質量和工藝管理部門的審批然后再經過財務系統這樣就等于把兩套流程都走了
在保持自己內部的管理模式的同時也將系統中一些好的部分移植到自己內部管理中包括資金控制審批程序等江浙一帶有些企業把上ERP變成企業權利交接的方法比如將老臣子的權利收交給太子而南孚在系統建設的過程中有些管理權限也發生了變化
銷售部原來既賣電池又開發票還管信用體制決定了難免會發生舞弊行為借著系統上線將銷售部的信用跟開票都移到財務財務部門變成了三個部分財務會計部門（負責資金管理存貨管理資產管理需求管理）商務會計部門（管應收帳款處理訂單對帳等）信用管理部門（針對客戶的信用控制來進行管理）
現在銷售部門只管接訂單之后的客戶信用的審查下單開發票都由獨立的部門完成這樣形成了一環扣一環地監控
數量巨大的經銷商使物流管理也必須改革原來的發貨權在全國的三十幾個辦事處的經理手里他們需要什么貨就會把訂單傳到總部這樣總部很難控制物流的結果和費用借助新系統南孚將配送變成了只由總部的一個人來管理由原來的三十幾個人變成一個人這種人力資源上的減少只是表面最重要的是新系統將原來分散式的物流配送方式變成總部集中制總部拿回了配送權
除了上文提到的生產部門在ERP上線之機采用了物料倒沖拉式生產外財務的工作方法上也有重大變化2002年之前南孚的成本核算采用實際成本法每次領庫出庫都要用實際單號才能算出每個產品的成本而南孚的產品種類又多工作量太大在每次只有幾天的月末結賬時就會手忙腳亂在ERP系統里南孚選擇了標準成本法對于電池行業來說原材料的價格變動不大標準成本與實際成本差異小只要月結時分配差異即可標準成本法更適合
未來的挑戰
從2002年至今在軟件實施和服務上的投入不過100萬元人民幣ERP卻讓南孚各方面的管理脫胎換骨2003年被吉列收購后吉列曾希望將其內部運作的系統介紹給南孚中國的批發市場很有特點而且遍布全國非常靈活如果沒有一套自己的系統進行管理就會很糟糕丁曦明說南孚最終決定還是要量身定做自己的ERP系統
事實證明這個決定沒有錯后來大股東變成寶潔后寶潔也曾說過南孚的系統的不好但丁曦明始終認為其實各有優點但寶潔的系統可以做到材料輸入后每個產品的成本就一目了然這方面南孚還要靠人工完成此外在合同管理方面現在的自動處理只涉及銷售訂單而應收賬款的合同采購合同到目前為止也還是手工處理
5月10日上午就在接受記者采訪前幾小時財務會計部經理黃寧剛剛開完一個會議中心議題就是如何對財務的利潤進行更好更快地進行隨時預測利潤預測是以前從未提過的是南孚下一步要解決的問題現在影響南孚利潤的因素有很多非常明顯的如最近的人民幣升值原材料漲價還有一些國家相關政策這些隨時都可能對南孚的一些利潤預算指標產生影響目前南孚的方法是將相關的一些費用成本數據從系統里面導出來然后加進一些南孚認為可能會產生影響的因素然后用Excel表格計算出大致的利潤南孚希望系統能夠幫助自己一起完成這樣的分析
